Para que logres llevar a cabo tu proyecto de manera exitosa, es importante que apliques algunos elementos que serán claves durante este proceso.
Todos los proyectos se inician con mucho entusiasmo y con el objetivo de alcanzar una oportunidad de negocio o cubrir una necesidad. Aunque puede parecer fácil, el inicio de un proyecto siempre tiene sus dificultades.
En el proyecto se pueden presentar diversos desafíos a los que hay que enfrentarse, que resultan en obstáculos capaces de afectar el progreso y la meta de concluir el proyecto.
Sin embargo, existen factores importantes que contribuirán en gran medida al resultado y el éxito del proyecto. Desde Tuataras, te proporcionaremos algunos de esos elementos claves de éxito para el desarrollo de un proyecto de alta calidad.
CLAVES DE ÉXITO DE UN PROYECTO
Elegir un gerente de proyecto profesional
El gerente es el vínculo entre el sponsor del proyecto, que establece la visión y el equipo del proyecto, que se encarga de llevarla a cabo. Asimismo, de manera oportuna, el gerente del proyecto incorpora a los stakeholders para ofrecer sus aportes.
El gerente del proyecto debe ser un planificador, debe pensar en la secuencia de trabajo y sabe lo que debe suceder después de que el equipo complete una tarea. El gerente crea buenos planes, pero también sabe cuándo ser flexible y desviarse de un plan.
Además, el gerente de proyecto debe ser confiable y seguro de sí mismo. Su éxito depende del trabajo de otros, por lo que un gerente de proyecto necesita que las personas confíen en sus objetivos. La seguridad es particularmente importante en la relación entre el gerente del proyecto y el sponsor del proyecto.
El gerente de proyecto tiende a ser extrovertido, porque la gran mayoría de su trabajo implica la comunicación y responsabiliza a las personas de sus compromisos. Además, son bastante organizados y tratan de mantener todo bajo control para que el curso del proyecto no se desvíe.
Claridad en los objetivos y alcance
Lo primordial antes de planificar un proyecto es estructurar y definir perfectamente los objetivos. Los objetivos son las grandes cosas que queremos conseguir y que debe lograr el proyecto, lo que se denomina el alcance del proyecto. El alcance define los parámetros del proyecto.
El definir y negociar claramente los objetivos e identificar el alcance del proyecto, es un trabajo liderado por el director del proyecto. Cuando se logra definir con exactitud el alcance del proyecto es posible alcanzar el éxito y por consiguiente la satisfacción del cliente.
Es importante fijarse objetivos generales que orienten y objetivos específicos que enfoquen y se encarguen de los detalles del proyecto. Esto tendrá un impacto en la dirección del proyecto y en el trabajo de sus participantes.
Comunicación continua y eficiente con el cliente
A través de la comunicación continua y eficaz durante el camino del proyecto, con todos los miembros del equipo y las partes interesadas, –conocidos como los Stakeholders- se logra la satisfacción del cliente y de todos los involucrados
Manejar el proyecto con sabiduría, equilibrio y agilidad
Un equipo de proyecto nunca debe prometer nada que no se puede cumplir. El comunicar que algo no se puede hacer desde un principio, le ahorrará una cantidad de problemas innecesarios a fututo. Siempre hay que ser honestos acerca de lo que el equipo es capaz de hacer y cuándo puede hacerlo.
Cabe destacar que los proyectos son cada vez más conformados por equipos multidisciplinares y multiculturales.
Esta variedad de ideas y razonamientos nos insta a una gestión abierta a distintas culturas y formas de pensar. Por lo que es imprescindible ser equilibrados y sensatos al momento de ordenar y emprender el proyecto para garantizar el éxito del mismo.
Ejecutar una planificación inteligente y apropiada del proyecto
El plan de dirección del proyecto establece qué, cuándo y por quién debe ser ejecutada las diferentes tareas del proyecto. Además, permite crear una escala de tiempo confiable y realista.
Garantizar un tiempo específico para que se produzcan estimaciones de costos, para una documentación clara de los objetivos y los resultados finales, favorecerá las cosas a medida que se desarrolla el proyecto.
Un plan competente detalla todos los requisitos de recursos y funciona como un sistema de advertencia. Si el retraso de una tarea está en riesgo, entonces un sistema de advertencia proporcionará una visibilidad clara de qué esperar.
Por otra parte, la planificación del proyecto no solo ayuda al equipo a cumplir plazos, mantenerse organizado y enfocado en el buen camino, sino que también mantiene a los stakeholders a estar conscientes del progreso del proyecto.
Utilice proyectos completados previamente como plantillas para sus proyectos futuros. De esta manera, no solo puedes prevenir las redundancias asociadas con la creación de un proyecto desde cero, sino que cuanto más reutilices un proyecto de plantilla, más cerca estarás de los plazos precisos y las estimaciones presupuestarias.
Gestión de riesgos cuidadosa
Este plan de acción establecido le dará confianza al equipo para enfrentar y solucionar rápida y eficazmente los riesgos del proyecto y ayudará a los clientes a sentirse cómodos con la progresión del proyecto.
Adicionalmente, tener una base de datos central en línea de información del proyecto, es vital para garantizar que no pierda el impulso crucial del proyecto. Pero, también es importante en el caso de perder participantes clave, ya que puede poner al día rápidamente a los nuevos miembros de su equipo.
Cierre sólido del proyecto
Foto por Campaign Creators en Unsplash
La convalidación de la entrega del proyecto, las pruebas y el lanzamiento deben acordarse y firmarse.
Una buena opción, si deseas registrar y archivar toda la documentación que se ejecutó en el desarrollo del proyecto, es a través de las encuestas de satisfacción. Esta información de referencia es muy útil para usar y mejorar el desarrollo de otros proyectos en el futuro.
A pesar de que es el gerente de proyecto el encargado de que todo funcione bien, no garantiza el éxito del proyecto. Lo que hace verdaderamente que un proyecto tenga un resultado exitoso, es que también todo el equipo esté comprometido y preste atención a los factores clave.
Este éxito conducirá a planes de proyectos organizados y proactivos y a un aumento en la calidad de todos los proyectos futuros.